Śpij dłużej, pracuj wydajniej, realizuj cele. Smartfon ci w tym pomoże

Jeśli ciągle brakuje ci czasu na realizację zadań w pracy i wymyślasz różne wymówki, żeby tylko nie zabrać się za ćwiczenia lub naukę, pora żebyś się lepiej zorganizował.

Być może słyszeliście, że Polacy spędzają w pracy więcej czasu niż inni Europejczycy. Równocześnie nasza efektywność jest gorsza, niż innych mieszkańców Starego Kontynentu. Czas pracy i wydajność są ze sobą powiązane; nie da się utrzymać wysokiej efektywności przez wiele godzin. Nie jest to jednak jednyna przyczyna. Dominika Staniewicz, ekspert ds. rynku pracy BCC, w rozmowie w Tok FM powiedziała kiedyś:

My nie jesteśmy narodem, który akceptuje wewnętrzną motywację. Nam trzeba powiedzieć, co mamy robić - jest tak i tak, takie są reguły i ja się dostosuję. Nie jesteśmy proaktywni, wewnątrzsterowni, nie motywujemy się sami. Potrzebujemy bata i marchewki

Przydałyby się twarde dane na poparcie tej tezy, ale intuicja podowiada, że może być w niej trochę prawdy.

Nad samomotywacją i autodycypliną można jednak pracować. Dobra organizacja czasu nie tylko poprawi wydajność, ale także umożliwi realizowanie celów, które stale odkładacie na później wymyślając najróżniejsze wymówki. Technologie mobilne mogą bardzo ułatwić optymalizację dnia, choć nie wystarczą, jeśli nie będziecie konsekwetni. Trzeba więc zacząć od zmiany nastawienia. To wcale nie jest trudne.

Skuteczność działań wzrasta, gdy mamy jasno postawione cele. Warto więc poświęcić chwilę wieczorem, by ustalić i (koniecznie!) zapisać listę zadań na kolejny dzień. Dlaczego wieczorem? Przede wszystkim dlatego, że rano nie będziecie tracić czasu, tylko od razu przystąpicie do ich realizacji. Zadań nie powinno być dużo. Jeśli lista będzie zbyt obszerna, sami skutecznie pozbawicie się motywacji. Koniecznie trzeba zacząć od najważniejszych lub najtrudniejszych punktów. Większość z nas odkłada je na poźniej, a to zwiększa szanse, że nie zostaną zrealizowane (a przecież są najważniejsze!). Warto także ustawić stoper na dwadzieścia minut i w tym czasie maksymalnie skoncentrować się na realizacji jednego punktu. Później trzeba zrobić pięciominutową przerwę i znów rozpocząć dwudziestominutowy cykl, lub zabrać się za kolejny cel.

Warto planować nie tylko zadania w pracy, ale także rzeczy, które chcecie zrobić w czasie wolnym. Wszyscy czasem obiecujemy sobie: po pracy pójdę na basen, wieczorem zacznę czytać Tatarkiewicza (ok, takie plan ma pewnie radykalna mniejszość), zrobię wreszcie biznesplan genialnego projektu, który wymyśliłem ze znajomymi w piątkowy wieczór. Problem polega na tym, że gdy zbliża się pora realizacji planów, tłumaczymy się zmęczeniem i spędzamy kolejne godziny przed ekranem, ku uciesze właścicieli Kwejka i Demotywatorów. Plan jest prosty: zaplanuj dzień wcześniej, przygotuj się i zrealizuj cel. Później będziesz mógł do woli przeglądać klinkanki bez poczucia zmarnowanego czasu.

Przydatne narzędzia

Kiedyś najlepszym narzędziem do organizowania czasu był papierowy notatnik. Dziś można zastąpić go smartfonem i podstawową usługą Google, czyli Listą Zadań. W sklepach z aplikacjami są bardziej zaawansowane narzędzia, w których można przypisywać priorytet do zadań, grupować je według kategorii i definiować alarmy lub precyzyjnie określać czas realizacji, ale nie warto od nich zaczynać. Jeśli narzędzie będzie zbyt skomplikowane, zniechęcicie się do korzystania z niego.

Lista zadań zawsze otwarta w skrzynce Gmail na komputerze, widżet na ekranie smartfonu i trochę samodyscypliny - na początek to wystarczy. Z czasem warto przyjrzeć się dodatkowym funkcjom listy zadań: moża przypisywać punktom terminy, zmieniać maile w zadania, grupować je i dodawać uwagi.

Alternatywami dla Listy Zadań są: Any.do, Wunderlist, Astrid czy - bardzo rozbudowany - Remember The Milk.

Chcesz napisać książkę lub zgłębić tajniki marketingu internetowgo? A może po prostu chcesz zacząć systematycznie biegać? Postaw sobie jeden, możliwy do zrealizowania cel i konsekwentnie wykonuj go przez 30 dni. Ustal, że będziesz codziennie pisać 5000 znaków lub że będziesz czytać jeden rodział “Promocji w Sieci dla opornych”. Zaplanuj, że każdego dnia będziesz biegać przez 20 min. Nie stawiaj poprzeczki zbyt wysoko, bo nie dojdziesz do końca. Bądź konsekwenty, a po miesiącu zrealizujesz swój cel. Poźniej postaw sobie kolejny. Będziesz panem swojego czasu i zrealizujesz swoje małe marzenia.

Przydatne narzędzia

Wykorzystaj smartfon, by utrzymać motywację, włącz Endomondo i obserwuj, jak poprawiają się twoje wyniki w bieganiu. Nie trać czasu w autobusie, jeśli nie możesz czytać, włącz audiobook z aplikacji w telefonie. Notuj pomysły do swojej książki wykorzystując Evernote lub Keep - będziesz mieć je od razu pod ręką, gdy siądziesz do pisania.

Musisz poświęcić tylko chwilę, by znaleźć w sklepie z aplikacjami narzędzie, które będzie cię dodatkowo motywować lub ułatwi realizację celu.

Jeśli to możliwe, zaplanuj porę, o której będziesz realizować swój cel i ustaw przypomnienie w kalendarzu.

Nie wierz swojej pamięci. Wszystkie planowane wydarzenia wrzucaj do kalendarza. To obok listy zadań główne narzędzie do organizacji czasu. Wybierz taką usługę, która umożliwia synchronizację między różnymi urządzeniami; każdy system mobilny daje taką możliwość. Im mniej narzędzi, tym łatwiej nad nimi zapanować. Umieszczaj w kalendarzu także cyklicznie powtarzające się wydarzenia, ułatwi ci to planowanie dnia. Postaraj się, by kalendarz był widoczny od razu po odblokowaniu telefonu, żeby nic ci nie uciekło.

Na nic zda się planowanie dnia, jeśli nie zadbacie o wypoczynek. Ważne, żeby spać wystarczająco długo, ale nie bez znaczenia jest także moment, w którym się budzicie. Więcej - jeśli wstaniecie w odpowiedniej chwili, będziecie czuli się wypoczęci, nawet jeśli spaliście krótko.

Zwykły budzik jest bezlitosny - wyrywa ze snu niezależnie od tego, czy jesteśmy w jego głębokiej czy płytkiej fazie. W pierwszym wypadku jest pewne, że będziemy dochodzić do siebie przez dłuższą chwilę. Jeśli obudzimy się w płytkiej fazie będziemy wypoczęci.

Są specjalne urządzenia, które monitorują sen i budzą w chwili, gdy jest on płytki. Zupełnie dobrze (przynajmniej w moim wypadku) sprawdzają się jednak smartfonowe aplikacje śledzące sen. W Google Play najpopularniejszą jest Sleep as Droid. Wystarczy ją włączyć i położyć telefon na materacu niedaleko ciała. Jak działa program?

W głębokiej fazie snu leżymy niemal bez ruchu. W płytkiej przewracamy się z boku na bok i jesteśmy aktywni. Aplikacja wykorzystując czujniki telefonu sprawdza, kiedy wzrasta nasza aktywność, zapisuje dane i włącza budzik przed wejściem w głęboką fazę snu. Jeśli zakładaliście, że wstaniecie o 8 rano, Sleep as Droid może obudzić was trochę wcześniej, ale będzie to z korzyścią dla was.

Jeśli śpicie z drugą połówką, jej aktywność w płytkiej fazie snu może zaburzać odczyty z czujników. Telefon powinien więc leżeć z drugiej strony materaca, tak by czujniki wyłapywały jak najmniej fałszywych sygnałów.

Przydatne narzędzia

Sleep as Droid  jest prawdopodobnie najlepszym programem tego typu na Androida. Właściciele urządzeń z innymi systemami mogą sprawdzić Sleep Cycle (iOS) lub SleepMaster (Windows Phone; uwaga, aplikacja podobno bardzo nagrzewa smartfon).

Programy monitorujące sen pewnie nie są rozwiązaniem dla każdego, ale warto je przetestować.

• planować codzienne zadania;
• stawiać sobie jasne cele;
• uzupełniać kalendarz;
• dbać o wypoczynek (nie koniecznie używając aplikacji monitorujących sen),

wasza wydajność powinna się poprawić. Później będziecie mogli zabrać się za optymalizację budżetu domowego czy planowanie zakupów, a także automatyzację niektórych procesów wykorzystując smartfon. Aplikacje takie jak Tasker, pozwalają na  przypisanie przypomnienia do lokalizacji, żeby smartfon przypominał o zakupach, gdy jesteście w pobliżu sklepu lub automatyczne wysłanie SMS-a o treści: "jestem na zwolnieniu", gdy w treści wiadomości od szefa pojawią się słowa "zrób" albo "ASAP"  albo włączanie alarmu, gdy napisze "podwyżka". O tym jednak innym razem.

PS

Potraficie rozpoznać filmy, z których kadry znalazły się w tym tekście? :)

Tekst powstał we współpracy z: